На всех этапах селекционного процесса и производства сортовых се­мян должна вестись необходимая документация,  в которой отражаются все виды работ по селекции и семеноводству.  Оптимизация и унификация всей технологии в селекционных питомниках,  первичном и элитном семеноводс­тве приводит к необходимости типизации форм записи,  использования оп­ределенной формы журналов, книг учета, различных форменных актов, сви­детельств, аттестатов, удостоверений, этикеток.

Работа по созданию исходного материала,  сортов и гибридов прово­дится на  полях  селекционного севооборота,  по которому ведется книга истории полей с ежегодным указанием размещения  культур  и  выполнения основных агротехнических мероприятий по каждому полю.

К числу основных документов по селекции является программа  науч­ных исследований с обоснованием целей и задач проведения опытов, изло­жением условий и методики исследований,  модели будущего сорта,  схемы опытов и размещения питомников на плане,  календарного плана ее выпол­нения по этапам в течение года и всего периода исследований до  дости­жения поставленной цели. Ежегодно до выхода в поле составляется посев­ная лента по всем питомникам селекционного процесса. После посева сос­тавляется акт  закладки опытов,  формируется журнал полевого опыта,  в котором по каждому варианту ведутся записи по результатам  наблюдений, учетов, анализов, оценок, выбраковок и отборов. На основании проведен­ных исследований по изучению селекционного материала ежегодно  состав­ляются подробные отчеты о выполнении намеченной программы или ее опре­деленного этапа.

На созданные сорта, после всесторонней оценки в конкурсном сорто­испытании, при их передаче в государственное сортоиспытание  подготав­ливаются целый  ряд необходимых документов (см.  главу "Государственное сортоиспытание").

После признания  сорта или гибрида перспективным или районирован­ным начинается его размножение в системе семеноводства. На всем протя­жении производства семян ведется необходимая документация.  Все сведе­ния о семенах заносятся в шнуровую книгу учета  семян.  Записи  в  эту книгу проводят на основании соответствующих документов.  В книгу запи­сывают все данные о семенах и общих посевах всех  сельскохозяйственных культур по сортам, высеваемым в семеноводческом хозяйстве.

После посева или обследования семенных посевов  составляется  акт отвода семенных  участков и заводится журнал учета результатов работы во всех звеньях семеноводства при производстве семян элиты.  Перед ап­робацией в  семеноводческих посевах проводятся сортовые и видовые про­полки, удаление больных и нетипичных для сорта растений. На выполнение этих мероприятий  составляется акт сортовой прополки семенного посева. Начиная с питомника размножения 1-го года, проводят апробацию сортовых посевов, по результатам которой составляют соответствующий акт апроба­ции. Посевы перспективных и районированных  сортов  документируют  как питомник размножения, суперэлиту, элиту и последующие репродукции, ес­ли они по сортовой чистоте и другим показателям соответствуют  нормам, установленным требованиям СТБ для семян соответствующей категории. При апробации нового сорта, находящегося в государственном сортоиспытании, не признанного еще перспективным,  в строке "Репродукция" акта апроба­ции записывается РННС - питомник размножения нового нерайонированного сорта.

Если семенной посев по сортовой чистоте или другим показателям не соответствует требованиям СТБ, проводится дополнительная прочистка или составляется акт  выбраковки посева из числа сортовых с указанием при­чины выбраковки.

На сортовые посевы,  урожай с которых не планируется использовать на семенные цели,  составляется акт регистрации без отбора апробацион­ного снопа, по сортовым документам и результатам осмотра посевов в по­ле.

По кукурузе  составляется  акт обследования посевов этой культуры на участках гибридизации. После уборки проводится апробация по 100 по­чаткам, отобранных из партии 100ц, по результатам которой составляется акт амбарной апробации кукурузы в дополнение к акту полевого  обследо­вания. В  акте амбарной апробации указывается количество и процент початков основного типа, початков других типов и ксенийность зерен, пора­жение грибными и бактериальными болезнями.

Акт апробации сортовых посевов люпина включает результаты полево­го обследования посевов и амбарной апробации семян.

На основании изучения сортовых документов, обследования посевов и анализа апробационного  снопа  составляется акт сортового контроля ль­на-долгунца.

Акт апробации семенного травостоя имеет свою форму, в которой да­ются необходимые сведения о семенном посеве, а по клеверу луговому до­полнительно на основании анализа отобранного снопа строится вариацион­ный ряд числа междоузлий и строится график вариационной кривой  междо­узлий, по  которому  делается заключение о типе клевера и соответствии сорта имеющимся документам.

После уборки семенных посевов,  очистки, сушки и сортировки семян проводится семенной контроль.  Все проводимые мероприятия  оформляются документами, первым  из которых является акт отбора образцов семян для анализа в контрольно-семенной инспекции.  На основании  анализа,  если семена отвечают  требованиям СТБ,  выдается удостоверение о кондицион­ности семян. На семена, у которых хотя бы один показатель не соответс­твует стандарту,  выдается результат анализа с рекомендацией необходи­мой доработки семян по снижению влажности, засоренности или другим ка­чествам.

Удостоверения о кондиционности семян и  результат  анализа  семян выдаются Комитетом  по государственному контролю в семеноводстве,  об­ластными, районными госсеминспекциями на основании результатов лабора­торного анализа средних проб.

При реализации семян высших репродукций  выписывают  аттестат  на семена на  основании  акта  апробации и удостоверения о кондиционности семян, а по кукурузе на основании амбарной апробации и полевых  обсле­дований.

Свидетельство на семена является основным документом при продаже, сдаче, отпуске  сортовых  семян 1-ой и последующих репродукций,  соот­ветствующих требованиям посевных стандартов по сортовым и посевным ка­чествам. Оно  выписывается на основании акта апробации и удостоверения о кондиционности семян.

Сортовое удостоверение выдают при продаже хлебоприемным предприя­тиям и различным хозяйствам семян, соответствующих требованиям по сор­товым качествам,  но не доведенных до посевных кондиций, кроме суперэли­ты, элиты и самоопыленных линий кукурузы.  Этот документ  выдается  на основании актов апробации,  а для товарного зерна - по актам регистра­ции сортовых посевов и актов апробации.  На гибридные семена  кукурузы выдается свидетельство  с указанием данных полевого обследования и ам­барной апробации.

В семеноводстве  картофеля используется утвержденный перечень до­кументов к их числу относятся:

- Акт закладки на хранение семенного картофеля;

- Акт закладки питомников картофеля;

- Акт прочистки сортовых посевов картофеля;

- Акт апробации сортовых посевов картофеля;

- Регистрационный лист к акту апробации картофеля;

- Акт клубневого анализа картофеля;

- Аттестат на семенной картофель;

- Свидетельство на семенной картофель.

По сахарной свекле и другим корнеплодам основными документами яв­ляются:

- Акт на отвод участков под семеноводческие посевы сахарной свек­лы;

- Акт на посадку семенников;

- Акт апробации семенников сахарной свеклы;

- Акт на уборку и укладку в кагаты корней;

- Паспорт кагата;

- Аттестат на семена;

- Свидетельство на семена.